POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

I. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Refloactive sp. z o.o., dont le siège social est situé à Bydgoszcz, ul. Fordońska 40, 85-719 Bydgoszcz, immatriculée au registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national polonais (Krajowy Rejestr Sądowy) sous le numéro KRS 0000903671, NIP 5542932613, REGON 362872596, capital social de 50 000,00 PLN (ci-après : le « Responsable du traitement »).

La confidentialité des utilisateurs visitant le site Internet https://refloactive.com/ (le « Site ») revêt une importance particulière pour le Responsable du traitement. Les données transmises par les utilisateurs sont utilisées uniquement aux fins indiquées dans la présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité »).

II. CONTACT AVEC LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le Responsable du traitement peut être contacté :

1. par e-mail à l'adresse : office@refloactive.com ;
2. par écrit, en adressant la correspondance à : Refloactive sp. z o.o., ul. Fordońska 40, 85-719 Bydgoszcz.

Pour les questions relatives à la protection des données à caractère personnel, les coordonnées indiquées au point III ci-dessous peuvent être utilisées.

III. CONTACT POUR LES QUESTIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Pour les questions relatives à la protection des données à caractère personnel ainsi que pour l'exercice des droits résultant du RGPD, le Responsable du traitement peut être contacté :

1. par e-mail à l'adresse : office@refloactive.com ;
2. par écrit, en adressant la correspondance à : Refloactive sp. z o.o., ul. Fordońska 40, 85-719 Bydgoszcz.

IV. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

Le Responsable du traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, notamment en les protégeant contre tout accès non autorisé, leur perte ou leur destruction. Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, des mesures de sécurité appropriées ont été mises en place sur les plans personnel, organisationnel, technique (informatique) et physique.

Les données à caractère personnel peuvent être traitées à des fins diverses et sur des bases juridiques différentes, selon la manière dont elles ont été transmises au Responsable du traitement et l'objectif de cette transmission. Nous les décrivons plus en détail au point V ci-dessous.

V. DONNÉES TRANSMISES AU RESPONSABLE DU TRAITEMENT PAR LES UTILISATEURS, TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL, FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT

Dans la mesure où le Responsable du traitement collecte des données à caractère personnel auprès des utilisateurs, il assume les obligations d'un responsable du traitement et traite les données conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (le « RGPD ») ainsi qu'à d'autres dispositions légales généralement applicables.

Finalité	Base juridique du traitement	Durée de conservation des données
Mise à disposition, fonctionnement et garantie de la sécurité du Site	Art. 6, § 1, point b) du RGPD - dans la mesure où le traitement est nécessaire à la fourniture du service par voie électronique à l'utilisateur ; art. 6, § 1, point f) du RGPD - intérêt légitime du Responsable du traitement consistant à garantir un fonctionnement correct, stable et sécurisé du Site, à tenir des journaux techniques, à prévenir les abus et à élucider les incidents	pendant la durée d'utilisation du Site, et pour les données techniques et les journaux - pendant la durée nécessaire pour assurer la sécurité, le fonctionnement du Site ainsi que l'élucidation d'éventuels incidents
Inscription, vérification de la demande et tenue du Compte sur le Site, y compris l'octroi de droits d'accès et l'attribution de la grille tarifaire appropriée	Art. 6, § 1, point b) du RGPD - dans la mesure où le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles relatives au contrat de tenue du Compte ainsi qu'à son exécution ; art. 6, § 1, point f) du RGPD - intérêt légitime du Responsable du traitement consistant à garantir la sécurité du Site, à protéger les informations commerciales ainsi qu'à vérifier les droits d'utilisation de certaines fonctionnalités et grilles tarifaires	pendant la durée de traitement de la demande d'inscription, et après la création du Compte - pendant la durée de sa tenue, puis pendant la durée nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits ; les données relatives à un refus d'accès peuvent être conservées pendant la durée nécessaire pour justifier les motifs de la décision prise et protéger les intérêts légitimes du Responsable du traitement
Traitement de la Demande de Devis, mise en œuvre de mesures précontractuelles ainsi que conclusion et exécution du contrat	Art. 6, § 1, point b) du RGPD - traitement nécessaire à la mise en œuvre, à la demande de la personne concernée, de mesures précontractuelles ainsi qu'à l'exécution d'un contrat auquel elle est partie	pendant la durée des démarches visant à la conclusion du contrat et de son exécution, puis jusqu'à l'expiration du délai de prescription des créances liées au contrat
Traitement des contacts téléphoniques, de la correspondance électronique et postale ainsi que du formulaire de contact	Art. 6, § 1, point f) du RGPD - intérêt légitime du Responsable du traitement consistant à assurer la communication, à répondre aux demandes, à traiter les requêtes ainsi qu'à établir le déroulement de la correspondance ; art. 6, § 1, point b) du RGPD - si le contact concerne la mise en œuvre de mesures précontractuelles	pendant la durée de la correspondance et du traitement de l'affaire, puis pendant la durée nécessaire pour en établir le déroulement, mais pas plus de 12 mois après la fin de la correspondance, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits
Marketing direct pour la propre activité du Responsable du traitement	Art. 6, § 1, point f) du RGPD - intérêt légitime du Responsable du traitement consistant à promouvoir son activité. En cas d'envoi d'informations commerciales, y compris de marketing direct, par courrier électronique, par téléphone ou par d'autres équipements terminaux de télécommunication, l'art. 398, § 1, de la loi polonaise sur les communications électroniques trouve également à s'appliquer, lequel exige le consentement préalable de l'utilisateur. Art. 6, § 1, point a) du RGPD - si vous consentez à recevoir des communications marketing à votre adresse e-mail, à votre numéro de téléphone ou au cours d'appels téléphoniques, la base juridique sera également l'art. 398, § 1, de la loi polonaise sur les communications électroniques.	jusqu'au moment de votre opposition au traitement des données à caractère personnel, lorsque la base juridique du traitement est l'intérêt légitime, ou jusqu'au jour du retrait de votre consentement au traitement des données à caractère personnel, lorsque la base juridique du traitement est le consentement
Envoi de la newsletter	Art. 6, § 1, point a) du RGPD - consentement de l'utilisateur ; si la newsletter contient des informations commerciales ou du marketing direct - également l'art. 398, § 1, de la loi polonaise sur les communications électroniques	jusqu'au jour du retrait de votre consentement au traitement des données à caractère personnel
Établissement, exercice et recouvrement de créances ainsi que défense contre des réclamations dans le cadre de procédures devant les tribunaux et d'autres autorités publiques	Art. 6, § 1, point f) du RGPD, c'est-à-dire un traitement destiné à la réalisation de notre intérêt légitime consistant à établir, exercer et recouvrer des créances ainsi qu'à nous défendre contre des réclamations dans le cadre de procédures devant les tribunaux et d'autres autorités publiques	jusqu'à l'expiration du délai de prescription des créances concernées, et si une procédure a été engagée - jusqu'à sa clôture définitive
Exécution des obligations légales incombant au Responsable du traitement, notamment des obligations fiscales, comptables, d'archivage et de reporting	Art. 6, § 1, point c) du RGPD, c'est-à-dire que le traitement est nécessaire au respect des obligations légales qui nous incombent en vertu des dispositions légales, notamment fiscales et comptables	jusqu'à l'extinction des obligations légales incombant au Responsable du traitement qui justifiaient le traitement des données à caractère personnel

VI. PORTÉE ET SOURCES DES DONNÉES

La portée des données traitées dépend du mode d'utilisation du Site et de la finalité du traitement. Le Responsable du traitement peut notamment traiter :

1. en lien avec le contact et la correspondance - nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, contenu du message ainsi que d'autres informations transmises volontairement par l'utilisateur ;
2. en lien avec la newsletter - adresse e-mail, et si le formulaire l'exige, également nom et prénom ;
3. en lien avec l'inscription, la vérification et la tenue du Compte - nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction, dénomination de l'entité représentée, adresse, NIP, REGON, identifiant du Compte, informations relatives au statut et aux droits du Compte, grille tarifaire attribuée ainsi que d'autres données nécessaires à la vérification de la demande et à la tenue du Compte ;
4. en lien avec la conclusion et l'exécution de contrats - nom et prénom, coordonnées, fonction, dénomination de l'entité représentée, adresse, NIP, REGON ainsi que d'autres données nécessaires à la conclusion et à l'exécution du contrat ;
5. en lien avec l'utilisation du Site - adresse IP, informations relatives à l'appareil et au navigateur, données contenues dans les journaux système, identifiants en ligne, informations sur l'activité sur le Site ainsi que sur les consentements donnés ;
6. d'autres données transmises au Responsable du traitement en lien avec une affaire concrète ou un service fourni.

Les données sont recueillies directement auprès de la personne concernée, notamment au moyen de formulaires, par courrier électronique, lors de l'inscription d'un Compte, de l'envoi d'une Demande de Devis ou de la conclusion d'un contrat. Les données peuvent également provenir de l'entité représentée par cette personne, d'un partenaire commercial du Responsable du traitement, ou de sources accessibles au public, notamment du Registre judiciaire national (Krajowy Rejestr Sądowy) et du Registre central et informations sur l'activité économique (CEIDG), en particulier dans la mesure nécessaire à la vérification de la demande d'inscription et des données de l'entité.

VII. DROITS

Vous disposez du droit :

1. d'accès à vos données à caractère personnel et d'obtention d'une copie de celles-ci ;
2. de rectification des données ;
3. d'effacement des données ;
4. de limitation du traitement ;
5. à la portabilité des données ;
6. de vous opposer au traitement ;
7. de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
8. d'introduire une réclamation auprès du président de l'Office polonais de protection des données à caractère personnel (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Lorsque les données sont traitées sur le fondement de l'art. 6, § 1, point f) du RGPD, la personne concernée peut s'opposer au traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière. Le Responsable du traitement cessera alors de traiter les données, sauf s'il démontre l'existence de motifs légitimes et impérieux prévalant sur les intérêts, les droits et les libertés de cette personne, ou de motifs liés à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits.

Lorsque les données sont traitées à des fins de marketing direct, la personne concernée peut s'opposer à tout moment à ce traitement. Après réception de l'opposition, les données ne seront plus traitées à cette fin.

Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait. Le consentement peut être retiré en contactant le Responsable du traitement, et dans le cas de la newsletter, également au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque message.

VIII. SOUS-TRAITANCE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Responsable du traitement peut confier à une autre entité le traitement des données à caractère personnel en vue de la réalisation d'une tâche déterminée. En cas de confiage du traitement des données à caractère personnel à une entité externe, le contrat de sous-traitance détermine notamment l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel ainsi que les catégories de personnes concernées, les obligations et les droits du responsable du traitement.

IX. DESTINATAIRES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les données à caractère personnel peuvent également être transmises par le Responsable du traitement à des destinataires externes, dont il utilise les services afin d'assurer le bon déroulement des processus liés à la fourniture de ses services. Les catégories d'entités suivantes peuvent être destinataires de vos données à caractère personnel :

1. les prestataires de services informatiques, d'hébergement, de maintenance et d'administration ;
2. les prestataires d'outils d'analyse et de statistiques ;
3. les prestataires de services marketing et de systèmes d'envoi de newsletters ;
4. les prestataires de plateformes de réseaux sociaux et de contenus intégrés au Site ;
5. les prestataires d'outils d'accessibilité et de sécurité du Site ;
6. les prestataires de services de télécommunications et postaux ;
7. les cabinets d'avocats, conseillers fiscaux, auditeurs ainsi que les prestataires de services comptables ;
8. les entités fournissant des services d'archivage et de destruction de documents ;
9. les prestataires de services de paiement, entreprises de messagerie ou de logistique - si leurs services sont effectivement utilisés ;
10. les autorités publiques et autres entités habilitées à recevoir des données en vertu des dispositions légales.

Dans tous les cas, le traitement de vos données à caractère personnel par les destinataires susmentionnés s'effectuera sur la base d'une habilitation appropriée, d'un contrat de sous-traitance, ou en vertu des dispositions applicables.

X. TRANSFERT DE DONNÉES HORS DE L'ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Vos données à caractère personnel seront en principe traitées au sein de l'Espace économique européen (EEE). À titre exceptionnel, elles peuvent toutefois être transmises à nos partenaires qui les traitent en dehors de l'Espace économique européen (EEE), mais uniquement dans la mesure nécessaire à notre coopération avec ces partenaires. Les données à caractère personnel seront transférées vers des pays pour lesquels la Commission européenne a rendu une décision constatant un niveau de protection adéquat, et, à défaut d'une telle décision, des garanties appropriées seront mises en œuvre, notamment des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Nous veillons par ailleurs à ce que nos partenaires assurent également un niveau approprié de protection des données à caractère personnel. Vous pouvez obtenir une copie des garanties relatives aux données à caractère personnel transférées hors de l'EEE en contactant le Responsable du traitement aux coordonnées indiquées ci-dessus.

XI. PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE ET PROFILAGE

Le Responsable du traitement ne prend, à l'égard des utilisateurs, aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques les concernant ou les affecterait de manière significative de façon similaire. Dans le cadre de l'utilisation de technologies publicitaires facultatives, des prestataires externes peuvent analyser l'activité des utilisateurs afin de personnaliser des contenus ou des publicités. Ces technologies ne sont activées qu'après obtention du consentement requis de l'utilisateur.

XII. INFORMATION SUR LE CARACTÈRE OBLIGATOIRE OU FACULTATIF DE LA FOURNITURE DES DONNÉES ET LES CONSÉQUENCES DE LEUR NON-FOURNITURE

La fourniture de données à caractère personnel est en principe facultative. La fourniture des données indiquées comme obligatoires peut toutefois être nécessaire pour utiliser une fonctionnalité déterminée du Site, créer et tenir un Compte, procéder à la vérification d'une demande d'inscription, envoyer une Demande de Devis, obtenir une réponse à une question, s'inscrire à la newsletter, ou conclure et exécuter un contrat. Le défaut de fourniture de ces données peut rendre impossible la réalisation de la finalité concernée. Dans les cas prévus par les dispositions légales, la fourniture des données peut constituer une obligation légale.

XIII. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Le site Internet utilise des cookies et des technologies similaires, notamment le stockage local du navigateur (local storage), des pixels espions et d'autres identifiants en ligne, ci-après dénommés collectivement « cookies ».

Les cookies sont de petites informations enregistrées sur l'appareil de l'utilisateur, ou des informations auxquelles il est accédé par l'intermédiaire de l'appareil de l'utilisateur lors de l'utilisation du Site.

Les cookies peuvent être utilisés directement par le Responsable du traitement ou par des prestataires externes dont les outils, fonctionnalités ou contenus ont été intégrés au Site.

Les cookies utilisés sur le Site ont été répartis dans les catégories suivantes :

1. cookies nécessaires - permettent le fonctionnement correct et sécurisé du Site ainsi que l'utilisation de ses fonctionnalités de base, notamment la garantie de la sécurité, la prévention des abus et la mémorisation des paramètres de confidentialité ;
2. cookies fonctionnels - permettent de mémoriser les préférences que vous avez choisies, par exemple en matière de confidentialité, de remplissage des formulaires en ligne que nous mettons à disposition, ou de mémorisation des paramètres du site Internet ;
3. cookies analytiques et statistiques - permettent de mesurer le trafic sur le Site, d'établir des statistiques et d'analyser le mode d'utilisation de ses différentes fonctionnalités, ce qui contribue à améliorer le fonctionnement du Site ;
4. cookies publicitaires et marketing - cookies utilisés dans le cadre de campagnes publicitaires, afin d'adapter la publicité et de mémoriser ses paramètres.

Le stockage d'informations sur l'appareil de l'utilisateur ou l'accès à des informations déjà enregistrées sur cet appareil s'effectue conformément à l'art. 399 de la loi polonaise du 12 juillet 2024 sur les communications électroniques.

Les cookies nécessaires à la réalisation de la transmission d'une communication électronique ou à la fourniture d'un service fourni par voie électronique demandé par l'utilisateur peuvent être utilisés sans obtention de son consentement.

Lorsque l'utilisation de cookies nécessaires implique un traitement de données à caractère personnel, la base juridique du traitement est : a) l'art. 6, § 1, point b) du RGPD - lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à la fourniture d'un service demandé par l'utilisateur, ou b) l'art. 6, § 1, point f) du RGPD - lorsque le traitement est nécessaire à la réalisation de l'intérêt légitime du Responsable du traitement consistant à garantir un fonctionnement correct, stable et sécurisé du site Internet.

Les cookies fonctionnels, analytiques, statistiques et publicitaires, qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement correct du site Internet, sont utilisés après obtention du consentement préalable de l'utilisateur. La base juridique du traitement des données à caractère personnel au moyen de tels cookies est l'art. 6, § 1, point a) du RGPD.

Lors de sa première visite sur le site Internet, l'utilisateur peut, au moyen du panneau de gestion des consentements :

1. accepter tous les cookies facultatifs ;
2. refuser tous les cookies facultatifs ;
3. effectuer un choix individuel pour chaque catégorie de cookies.

Le consentement est donné à titre facultatif et peut être modifié ou retiré à tout moment au moyen du bouton ou du lien « Paramètres des cookies » disponible sur le site Internet. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait.

Les fichiers utilisés sur le site peuvent avoir le caractère suivant :

1. temporaire - ils sont automatiquement supprimés après une date d'expiration déterminée ;
2. permanent - ils restent actifs dans le navigateur jusqu'à ce que vous les supprimiez, ce que vous pouvez faire à tout moment ;
3. enregistrement dans le stockage local du navigateur - ils restent enregistrés jusqu'à ce que l'utilisateur les supprime, que les données du site soient effacées, ou que les paramètres du navigateur soient modifiés.

Les cookies et technologies similaires peuvent également être utilisés par des prestataires externes dont les outils, fonctionnalités ou contenus ont été intégrés au Site. Ces prestataires peuvent traiter les données conformément à leurs propres politiques de confidentialité. La liste détaillée des prestataires, des finalités, des catégories et des durées de conservation des données figure à l'Annexe n° 1.

Dans la plupart des navigateurs Internet, il est possible : de supprimer les cookies du disque dur de l'ordinateur (depuis les paramètres du navigateur), de bloquer tous les cookies entrants, ou de configurer un avertissement avant leur enregistrement sur le disque.

Si l'utilisateur fait usage de cette possibilité (c'est-à-dire limite ou désactive l'enregistrement des cookies dans les paramètres du navigateur), l'utilisation du site Internet peut être impossible ou limitée. La suppression ou le blocage de certains cookies peut affecter la disponibilité des fonctionnalités du site, l'exactitude de son affichage ainsi qu'entraîner la perte des paramètres préférés du site.

Vous avez le droit d'utiliser les possibilités offertes par chaque navigateur pour consulter, supprimer, limiter et contrôler l'acceptation des cookies. Pour obtenir des informations complémentaires, vous pouvez consulter l'aide ou les paramètres de confidentialité/sécurité du navigateur que vous utilisez. Les paramètres automatiques pour les navigateurs les plus couramment utilisés sont disponibles conformément aux instructions figurant aux adresses suivantes : Chrome ; Edge ; Firefox ; Safari ; ou Opera.

XIV. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le Responsable du traitement peut modifier la Politique de Confidentialité en vigueur, notamment afin de l'adapter aux exigences résultant des dispositions légales applicables, en informant des modifications apportées sur notre site Internet, et, lorsque cela est possible, également par courrier électronique.

La liste des cookies utilisés sur le Site, constituant l'Annexe n° 1 à la Politique de Confidentialité, fait partie intégrante de la Politique de Confidentialité.

Annexe n° 1 - Liste des cookies utilisés sur le site https://refloactive.com/

Nom	Service	Finalité	Type et durée de validité du cookie
session	Refloactive (Shopify Oxygen)	Gestion de la session : contexte du panier, compte B2B, connexion (techniquement nécessaire)	Cookie HTTP, session du navigateur
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refloactive_configurator_*	Refloactive	Enregistrement temporaire de la configuration du produit dans le configurateur	Local storage, 48 heures
refloactive-cart (print-files)	Refloactive	Enregistre les fichiers d'impression téléversés et les aperçus pour le configurateur	IndexedDB, jusqu'à suppression
Mémoire de session du configurateur et de l'assistant de devis	Refloactive	États temporaires pendant l'utilisation (notamment editConfigState, refloactive.cart.wizard)	Session storage, jusqu'à la fermeture de l'onglet
Google Maps (notamment NID)	Google Ireland Limited	Affichage de la carte sur la page de contact ; chargé uniquement après un clic ou avec le consentement aux cookies marketing	Cookies tiers conformément aux règles de Google, jusqu'à env. 6 mois